1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容：

 ◇  談判記錄、可行性研究報(bào)告和報(bào)審及批準(zhǔn)文件；

 ◇  對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件；

 ◇  對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件；

 ◇  對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個(gè)人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件；

 ◇  我方當(dāng)事人的法定代表人的授權(quán)委托書的原件和復(fù)印件；

 ◇  對方當(dāng)事人的擔(dān)保人的擔(dān)保能力和主體資格證明資料的復(fù)印件；

 ◇  雙方簽訂或履行合同的往來電報(bào)、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料；

 ◇  登記、見證、鑒證、公證等文書資料；

 ◇  合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議；

 ◇  標(biāo)的驗(yàn)收記錄；

 ◇  交接、收付標(biāo)的、款項(xiàng)的原始憑證復(fù)印件。

2、公司所有合同都必須按部門編號。信用管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺帳。

3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項(xiàng)手續(xù)后一個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用管理員。

信用管理員對合同檔案資料核實(shí)后一個(gè)月內(nèi)移交檔案室歸檔。

4、各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日和七月十日前將本公司管轄范圍內(nèi)上年度和本年度上半年的合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送集團(tuán)公司信用管理機(jī)構(gòu)。

各公司及部門應(yīng)于每年的一月十日前將管轄范圍內(nèi)上一年度信用管理情況分析報(bào)告報(bào)送集團(tuán)公司信用管理機(jī)構(gòu)。

5、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶信用表單、授信資料、年審評價(jià)報(bào)告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財(cái)務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。

6、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時(shí)間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。

7、配備大專以上學(xué)歷，具有數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)的能力和經(jīng)驗(yàn)的人員專（兼）職檔案管理員。

8、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。